A.
Pengertian
Manajemen Perubahan
- Menurut Wibowo, dalam bukunya Manajemen Perubahan,
Manajemen perubahan adalah suatu proses secara sistematis dalam
menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk
mempengaruhi perubahan pada orang yang akan
terkena dampak dari proses tersebut.
- Menurut Prof. Dr. J. Winardi, manajemen perubahan adalah upaya
yang ditempuh manajer untuk memanajemen perubahan secara
efektif, dimana diperlukan pemahaman tentang persoalan motivasi,
kepemimpinan, kelompok, konflik, dan komunikasi.
- Manajemen perubahan adalah upaya-upaya yang dilakukan untuk
mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena adanya
perubahan dalam organisasi. Organisasi dapat terjadi karena sebabsebab
yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi
tersebut.
- Manajemen perubahan ini merupakan proses, alat, dan teknik
untuk mengelola orang-sisi proses perubahan, untuk mencapai
hasil yang diperlukan, dan mewujudkan perubahan secara efektif
di dalam individu, tim, dan sistem yang luas.
- Manajemen Perubahan adalah proses Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan dan Pengawasan penggunaan sumber daya dalam rangka menhadapi berpindahnya sesuatu dari kondisi asalnya menjadi sebuah kondisi yang baru guna tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
- Manajemen Perubahan adalah sebuah kegiatan mempelajari bagaimana
melakukan seluruh fungsi manajemen dalam rangka menghadapi perubahan dan
menyelaraskannya dengan sumber daya yang ada guna tercapainya tujuan secara
efektif dan efisien.
-
Manajemen perubahan
adalah proses terus-menerus memperbaharui organisasi berkenaan dengan arah,
struktur, dan kemampuan untuk melayani kebutuhan yang selalu berubah dari
pasar, pelanggan dan para pekerja itu sendiri. Kegiatan manajemen perubahan
harus berlangsung pada tingkat tinggi mengingat laju perubahan yang
dihadapi akan lebih besar dari masa sebelumnya
B.
Pendekatan
Manajemen Perubahan
Terdapat dua pendekatan utama untuk
manajemen perubahan yaitu:
1.
Planned Change (Perubahan Terencana)
Bullock dan Batten (Burnes, 200:272)
mengemukakan bahwa untuk melakukan perubahan terencana perlu dilakukan empat
fase tindakan yaitu sebagai berikut:
a. Exploration phase (fase eksplorasi).
b. Planning phase (fase perencanaan).
c. Action phase (fase tindakan).
d. Integration phase (fase integrasi).
2.
Emergent Approach (Pendekatan Darurat)
Emergent
approach memberikan arahan dengan melakukan
penekanan pada lima gambaran organisasi yang dapat mengembangkan atau
menghalangi keberhasilan perubahan yaitu sebagai berikut:
1. Organizational structure (struktur
organisasi).
2. Organizational culture (budaya
organisasi).
3. Organizational learning (organisasi
pembelajaran).
4. Manajerial behaviour (perilaku
manajerial).
5. Power and politics (kekuatan dan
politik).
Dalam
melakukan emergent change, Pettigrew dan Whipp (Burnes, 2000:294)
mengusulkan model untuk mengelola perubahan strategis dan operasional dengan
melibatkan lima faktor yang saling berkaitan yaitu sebagai berikut:
1. Environmental assesment (penelusuran
lingkungan).
2. Leading change (memimpin perubahan).
3. Linking strategic and operational change (menghubungkan perubahan strategis dan operasional).
4. Human resources sebagai assets dan liabilities (sumber
daya manusia sebagai kekuatan dan beban).
C.
Konsep Manajemen Perubahan
Sejumlah model atau konsep mengenai
perubahan diberikan untuk memperjelas pemahaman mengenai manajemen perubahan
yang perlu dilakukan oleh organisasi:
1.
Teori Force Field: teori ini mengemukakan bahwa perubahan terjadi
karena munculnya tekanan- tekanan terhadap organisasi, individu ataupun
kelompok, dimana kekuatan tekanan (driving forces) berhadapan dengan keengganan (resistances) untuk berubah sehingga agar terjadi
perubahan maka harus memperkuat driving forces dan memperlemah resistances.
2.
Teori Motivasi: dalam teori ini
perubahan akan terjadi kalau ada sejumlah syarat tertentu yang menguntungka.
Namun dengan memiliki motivasi untuk berubah maka yang perlu dilakukan adalah
fokus ke depan dengan cara membuang sikap pesimis, menciptakan kepatuhan, serta
mengurangi ketidakpuasan.
3.
Teori Alfa, Beta, Gamma: dalam teori ini
perubahan Alfa adalah perubahan tingkat kepercayaan yang terjadi, perubahan
Beta adalah perubahan yang terjadi dalam menilai kepercayaan, sementara
perubahan Gamma adalah perubahan yang terjadi karena kelompok melihat adanya
faktor lain yang lebih penting.
4.
Teori Contingency: dalam
teori ini yang diamati adalah tingkat keberhasilan pengambilan keputusan yang
ditentukan oleh gaya yang dianut dalam mengelola perubahan serta sejumlah
kemungkinan.
5.
Teori Kerja Sama: teori kerja sama
mempelajari bahwa perubahan tidak bisa berjalan tanpa adanya kerja sama semua
pihak.
6.
Teori Mengatasi Resistensi Dalam
Perubahan: teori ini membahas mengenai teknik yang dipakai dalam mengatasi
resistensi seperti komunikasi, partisipasi, fasilitasi, negosiasi, manipulasi
hingga teknik paksa.
7.
Model Accounting-turnaround: teori ini melihat bahwa untuk dapat
diselamatkan sebuah korporat harus memiliki sejumlah syarat seperti dukungan stakeholders, ada core business yang mampu mendatangkancashflow, tim manajemen yang solid, serta sumber-
sumber pembiayaan terutama untuk jangka panjang. Biasanya perusahaan yang
melakukan turnaround adalah perusahaan yang mengalami penurunan akibat kerugian
terus menerus atau salah manajemen.
Tujuan
Perubahan:
1.
Mempertahankan keberlangsungan hidup
organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang.
2.
Beradaptasi dengan perubahan yang
terjadi di lingkungan internal yang meliputi perubahan strategi korporasi,
tenaga kerja, teknologi dan peralatan yang digunakan dan sikap- sikap karyawan,
maupun lingkungan eksternal organisasi seperti perubahan pasar konsumen,
teknologi, peraturan dan hukum pemerintah serta lingkup ekonomi global.
3.
Memperbaiki efektivitas di dalam
organisasi agar mampu bersaing di pasar ekonomi modern yang meliputi perbaikan
efektivitas tim kerja dan perbaikan struktur dan sistem organisasi dalam hal
ini terkait implementasi strategi
D.
Metode Manajemen Perubahan
A. Model Manajemen Perubahan
Burnes (2000:462) mengemukakan bahwa
perubahan organisasional dapat dilihat sebagai produk dari tiga proses
organisasi yang bersifat interpenden antara lain:
1. The Choice Process (Proses
Pilihan)
The choice
process terdiri dari tiga elemen yaitu sebagai
berikut:
a. Organizational context (konteks
organisasional).
b. Focus of choice (fokus pilihan).
c. Organizational Trajectory (Lintasan
organisasional).
2. The Trajectory Process (Proses
Lintasan)
The
trajectory process terdiri dari tiga elemen berikut:
a. Vision (visi).
b. Strategy (strategi).
c. Change (perubahan).
3. The Change Processs (Proses
Perubahan)
Proses
perubahan terdiri dari tiga elemen yang saling berhubungan yaitu sebagai
berikut:
a. Objectives and Outcomes (Tujuan dan
Manfaat)
Burnes
(2000:470) mempunyai empat pendekatan yaitu:
1. The Trigger (Pemicu)
Organisasi
harus hanya menginvestigasikan perubahan untuk salah satu alasan yaitu visi dan
strategi perubahan menyoroti kebutuhan untuk perubahan, kinerja saat ini
mengindikasi bahwa seberapa masalah atau kepentingan muncul, dan peluang yang
timbul secara potensial menawarkan manfaat yang penting bagi organisasi.
2. The Remit (Pembatalan)
Hal ini harus dinyatakan dengan
jelas alasan untuk pengukuran, tujuan, skala waktu, dan siapa yang harus
dilibatkan serta dikonsultasikan. The remit harus menekankan
kebutuhan untuk fokus pada aspek manusia sebanyak pertimbangan teknis
dilibatkan.
3. The assesment team (Tim
Pengukuran)
Dalam hal
ini, tim ini harus besifat multi disiplin, yang terdiri perwakilan dari bidang
yang berpengaruh (manajer dan staf), staf spesialis (keuangan, teknis, dan
personil).
4. The Assesment (Pengukuran)
Tugas pertama asement
team adalah me-review dan jika perlu mengklarifikasi atau
mengamandemen pembatalan.
b. Planning The Change (Merencanakan
Perubahan)
Berikut
adalah enam kegiatan yang saling berkaitan dalam melakukan proses perencanaan
dan perubahan yaitu:
1. Establishing a change management team (membentuk tim manajemen perubahan).
2. Management structure (struktur
manajemen).
3. Activity planning (perencanaan aktivitas).
4. Commitment planning (perencanaan
komitmen).
c. People
Terdapat tiga
kegiatan yang berhubungan dengan manusia yang perlu dilakukan untuk melakukan
perubahan yaitu:
1. Menciptakan Keinginan untuk Berubah
Dengan maksud
mencapai hal ini ada empat langkah yang harus dilakukan organisasi yaitu
sebagai berikut:
a. Membuat orang peduli terhadap perubahan.
b. Memberikan umpan balik secara reguler terhadap proses kinerja invidual dan
bidang kegiatan di dalam organisasi.
c. Mempublikasikan keberhasilan perubahan.
d. Memahami ketakutan dan kepentingan orang.
2. Melibatkan Orang
Tipe
keterlibatan orang dalam proses perubahan mempunyai dua faktor utama yaitu
sebagai berikut:
a. Menciptakan proses komunikasi reguler dan efektif.
b. Membuat orang terlibat dalam proses perubahan dan membuat mereka
bertanggung jawab untuk itu.
3. Melanjutkan Momentum
Organisasi harus melakukan hal sebagai
berikut:
a. Memberikan dukungan pada agen perubahan.
b. Mengembangkan kompetensi dan keterampilan baru.
c. Memperkuat perilaku yang diinginkan.
B. Perubahan oleh Manajer Menengah
1. Masalah
Inisiatif peubahan yang bedampak pada
bidang tanggung jawab organisasi lain, antara lain apabila perubahan berkaitan
dengan proses atau sistem baru, perpindahan pelayanan dari manajer lain atau
pengambilan konsep produk baru.
Apabila
inisiatif perubahan berasal dari manajer tingkat menengah, mungkin akan
menghadapi berbagai masalah berkenaan dengan posisinya tersebut. Tantangan
antara lain datang dari:
1. Atasannya kurang konservatif dan mungkin sangat efisien.
2. Rekan sekerja setingkat namun dapat mempengaruhi atasan, yang mungkin
aktivitasnya akan terpengaruh oleh perubahan.
3. Rekan sekerja dalam bidang sumber daya manusia yang sebagian kegiatannya
terpengaruh oleh perubahan.
4. Anak buah sendiri yang tampaknya ingin melanjutkan apa yang tekah merea
kerjakan.
5. Personil yang kebetulan menjadi anggota komite.
6. Eksekutif kepala dan manajer kunci dalam bisnis unit yang tampakanya tidak
mendukung pelatihan.
7. Kepala staf unit lain yang diketahui tidak tahu apa-apa.
8. Eksekutif kepala yang mengetahui bahwa perubahan berarti memberikan akses
informasi strategi lebih banyak.
9. Bagian organisasi lainnya yang oposisinya tidak akan menghambat perubahan.
2. Gaining a Champion (Memanfaatkan
Juara)
Champion adalah individu yang mengeluarkan gagasan untuk produk atau jasa baru dan
melakukan apapun yang dapat dilakukan dalam kekuasaannya untuk memastikan
keberhasilan inovasi. Dengan secara aktif mempromosikan gagasan,
mengomunikasikan, dan memberikan inspirasi pada orang lain tentang visi mereka
tentang potensi inovasi, champion dapat membantu organisasi
menyadari potensi dari inovasi (Hussey, 200:136).
3. Specialist Task Forces (Gugus Tugas
Spesialis)
Manajer
tingkat menengah, dalam melakukan perubahan di samping dapat memanfaatkan champion,
dapat pula membentuk gugus tugas yang terdiri dari spesialis dari berbagai
bidang keahlian.
Andrew
Pettigrew membagi tahapan peranan gugus tugas spesialis yang dibentuk dalam
proses perubahan dalam tiga fase yaitu conception(konsepsi), pioneering (perintisan),
dan self-doubt (keraguan diri) (Hussey,2000:138).
Pada konsep conceptual, seorang
sponsor pengambil inisiatif perubahan dapat merekrut manajer baru, yang
kemudian membentuk dan mengelola tim spesialis, yang dapat bersumber dari
internal maupun eksternal organisasi.
Pada fase pioneering, kelompok
baru mempunyai antusiasme besar, biasanya dengan pengikutsertaan dan komitmen
kelompok. Seringkali kebersamaan kelompok membuat mereka tampak berbeda dari
bagian organisasi lainnya. Kadang-kadang kelompok ditempatkan terpisah dari
aktivitas utama bisnis.
Fase self-doubt dimulai
ketika proses diagnosis selesai dan rencana untuk proses baru memengaruhi
keseluruhan organisasi.
C. Peran dan Tanggung Jawab
Di dalam menjalankan manajemen perubahan
dikenal adanya pemeran utama sehingga menyangkut pula tanggung jawab yaitu
disebut sebagai berikut (Potts dan LaMarsh, 2004:62-92):
1. Change Advocates
Langkah
pertama yang dilakukan change advocate adalah mencari sponsor,
yang dapat menunjuk seseorang menjadi change agent dan
mengusahakan sumber daya dan mendukung perubahan agar benar-benar terjadi.
2. Sponsor
Sponsor harus mengalami perubahan,
mengelola atau mengawasi perubahan, dan berhubungan dengan orang yang terkena
dampak perubahan. Dengan demikian, tanggung jawab seorang sponsor adalah:
a. Memahami keadaan yang diinginkan dan dampak yan didapat pada tenaga kerja.
b. Mengelola dan mengawasi perubahan.
c. Sponsor berkaitan dengan orang yang terkena pengaruh perubahan.
Namun, adakalanya sponsor enggan bekerja
sama biasanya karena tiga alasan berikut:
a. Sponsor tidak setuju dengan perubahan yang diusulkan.
b. Sponsor setuju dengan perubahan, tetapi tidak memiliki sumber daya yang
diperlukan oleh perubahan.
c. Sponsor setuju dengan perubahan, tetapi tidak mempunyai cukup waktu untuk
mendukung yang baik.
3. Change Agents
Sponsor
meminta change agent untuk memahami pada tingkat strategis
bagaimana perubahan akan membuat perubahan bisnis dan membuatnya lebih baik.
Sebaliknya, target memerlukan change agentmenjelaskan semua hal
tentang perubahan dengan cara yang mereka paham, dan target ingin mendapat penjelasan
dari change agent bahwa perubahan beharga bagi mereka.
Pekerjaan change
agent adalah merencanakan dan mengimplementasikan perubahan atas
namanya sendiri. Kadang-kadang peran sponsor dan change agent dijalankan
oleh orang yang sama.
4. Targets
Target adalah sesorang yang harus
berubah. Sering dikira bahwa target adalah kelompok kecil orang, dimana
perubahan akan mempunyai dapak besar. Akan tetapi, sebenarnya target termasuk
orang di luar organisasi, seperti pelanggan.
Target dapat mengajukan perubahan
keberatan apabila tidak diberi kesempatan berpartisipasi dalam perubahan. Jika
sponsor bersikap positif terhadap target dan berusaha melibatkan mereka
dalam perubahan, keberatan mungkin kurang terjadi.
5. Stakeholders
Masing-masing
peran sponsor, change agent, dan target saling bergantung satu sama
lainnya. Jika sponsor tidak membuat keputusan untuk berubah atau mengusahakan
sumber daya yang diperlukan untuk perubahan, agen perubahan tidak mempunyai
aktivitas perubahan untuk dikerjakan dan targetnya tidak ada.
Sama halnya
jika target tidak berubah, pekerjaan sponsor dan agen perubahan akan sia-sia.
Oleh karena itu, kita harus sepakat dan mendefinisikan tentang tanggung jawab
dan tindakan yang bersamaan dengan masing-masing peran.
Mereka semua
yang terlibat dan dipengaruhi oleh perubahan juga dinamakan stakeholder,
termasuk semua sponsor, change agent, dan target. Kadang-kadang, stakeholder dipakai
sebagai pengganti kata target.
D. Komponen Manajemen
Perubahan
- Tujuan perubahan
- Aspek strategis yang perlu diubah
- Strategi yang diterapkan
- Sumber- sumber daya
- Manajer perubahan
- Agent of change
- Organisasi
- Target audiens yang pasti
Sumber:
